Carta della qualità dei Servizi


  I.     Presentazione

 

Che cos'è la carta di qualità dei servizi

 

La Carta della qualità dei servizi risponde all'esigenza di fissare principi e regole nel rapporto tra le amministrazioni che erogano servizi e i cittadini che ne usufruiscono.

Essa costituisce un vero e proprio "patto" con gli utenti, uno strumento di comunicazione e di informazione che permette loro di conoscere i servizi offerti, le modalità e gli standard promessi, di verificare che gli impegni assunti siano rispettati, di esprimere le proprie valutazioni anche attraverso forme di reclamo.

L'adozione della Carta dei servizi negli istituti del Ministero per i beni e le attività culturali si inserisce in una serie di iniziative volte a promuovere una più ampia valorizzazione del patrimonio culturale in essi conservato e ad adeguare per quanto possibile, in armonia con le esigenze della tutela e della ricerca, l'organizzazione delle attività alle aspettative degli utenti.

La Carta sarà aggiornata periodicamente per consolidare i livelli di qualità raggiunti e registrare i cambiamenti positivi intervenuti attraverso la realizzazione di progetti di miglioramento, che possono scaturire anche dal monitoraggio periodico dell'opinione degli utenti.

 

I principi

 

Nello svolgimento della propria attività istituzionale l'Archivio di Stato di Oristano si ispira ai "principi fondamentali" contenuti nella Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri del 27 gennaio 1994:

 

uguaglianza e imparzialità

I servizi sono resi sulla base del principio dell'uguaglianza, garantendo un uguale trattamento a tutti i cittadini, senza distinzione di nazionalità, sesso, lingua, religione, opinione politica.

Questo Archivio si adopererà per rimuovere eventuali inefficienze e promuovere iniziative volte a facilitare l'accesso e la fruizione ai cittadini stranieri, alle persone con disabilità motoria, sensoriale, cognitiva e agli individui svantaggiati dal punto di vista sociale e culturale.

Gli strumenti e le attività di informazione, comunicazione, documentazione, assistenza scientifica alla ricerca, educazione e didattica sono comunque improntati a criteri di obiettività, giustizia e imparzialità.

 

continuità

L'Archivio garantisce continuità e regolarità nell'erogazione dei servizi. In caso di difficoltà e impedimenti si impegna ad avvisare preventivamente gli utenti e ad adottare tutti i provvedimenti necessari per ridurre al mi-nimo i disagi.

 

partecipazione

L'Istituto promuove l'informazione sulle attività svolte e, nell'operare le scelte di gestione, tiene conto delle esigenze manifestate e dei suggerimenti formulati dagli utenti, in forma singola o associata.

 

efficienza ed efficacia

Il direttore e lo staff dell'Archivio perseguono l'obiettivo del continuo miglioramento dell'efficienza e dell'efficacia del servizio, adottando le soluzioni tecnologiche, organizzative e procedurali più funzionali allo scopo.

 

II. Descrizione della Struttura

 

L'Archivio di Stato di Oristano, istituito nel 1974, in seguito all'istituzione della Provincia, è un organo periferico del Ministero per i Beni e le Attività Culturali.

 

Sede

 

Attualmente l'Archivio, situato in città, in p.zza Ungheria 5, è ubicato in una palazzina di recente costruzione, destinata a civili abitazioni, sorta su una precedente struttura di tipo industriale e nota in città come Pastificio Putzu.

E' dislocato in una zona lontana dal centro storico ma attigua alla stazione ferroviaria, con grande vantaggio per gli utenti provenienti dal teritorio circostante; non mancano comunque le fermate dei trasporti urbani.

L'Istituto è strutturato in due parti contigue e distinte, articolate su due piani: la prima sulla sinistra è destinata esclusivamente agli uffucu amministrativi (direzione, segreteria, ragioneria ecc.) la seconda all'Archivio; al piano terra vi sono depositi e al primo piano, oltre ad un'ampia zona destinata ancora a deposito, la Sala di Consultazione, la Sala Conferenze e la Biblioteca.

 

La storia

 

La creazione della Provincia di Oristano disposta con legge 16 giugno 1974, n.306 portò all'istituzione di nuovi uffuci statali tra cui l'Archivio di Stato. In realtà le origini dell'Istituto risalgono ad anni precedenti.

Già agli inizi del Novecento, l'esigenza di disporre di un Archivio ove conservare la documentazione degli uffici dello Stato ma anche di Enti pubblici e privati era molto sentita in città, tanto che l'Amministrazione comunale di Oristano nella seduta del 21 dicembre 1958 (verb. n. 142) deliberò la proposta di istituire una sottosezione di Archivio di Stato in città,. Il Comune si impegnava ad assumersi l'onere dei locali ma non quello per il personale e gli arredi, come invece prescriveva l'art.11, comma 2 della L.2006/1939. La delibera non sortì l'effetto sperato giacchè il Ministero dell'Interno, da cui allora dipendevano gli Archivi, non poteva garantire le risorse necessarie. Dieci anni dopoin virtù della nuova normativa archivistica (dpr. 1409/1963), il vecchio progetto istitutivo ebbe miglior sorte e il 24 aprile 1968, la proposta fu discussa dal Consiglio Superiore degli Archivi che espresse parere favorevole alla creazione di una Sezione, affidandole, forse in virtù dei suoi trascorsi storici e dell'esistenza nel territorio di notevole materiale documentario da depositare, "il compito propulsivo di attività culturali e di ricerca storica". I passi successivi furono l'individuazione di locali per la neonata Sezione d'Archivio; nel 1973 dopo attenta valutazione e verifica fu stipulato il contratto d'affitto e l'Istituto iniziò a funzionare pur dipendendo dall'Archivio di Stato di Cagliari.

Nel 1974 la Sezione si trasformò definitivamente in Archivio di Stato.

 

Missione e compiti istituzionali

 

L'Archivio di Stato di Oristano provvede alla conservazione, tutela e valorizzazione del patrimonio documentario dello Stato. In particolare conserva i documenti degli organi giudiziari e amministrativi degli uffici statali della provincia, non più occorrenti alle esigenze dell'attività amministrativa, ammontante a 4 km. di scaffalatura. Cura lo studio, la ricerca, l'ordinamento, l'inventariazione, la riproduzione dei documenti conservati.

Svolge servizio al pubblico per la fruizione del patrimonio e assume iniziative per la sua promozione e valorizzazione.

Esercita la sorveglianza sugli archivi degli uffici statali della provincia al fine del loro versamento.

 

  • Obiettivi specifici

 

Gli obiettivi dell'Archivio di Stato di Oristano sono i seguenti:

 

• accrescimento del proprio patrimonio archivistico mediante versamenti, depositi, donazioni e acquisti.

 

• promozione della conoscenza, valorizzazione e massima fruizione del patrimonio archivistico conservato, richiamo di utenze remote.

 

• collaborazione con Enti di cultura, Università e organismi scolastici per iniziative finalizzate alla conoscenza e valorizzazione del patrimonio archivistico.

 

Progetti

 

  • Digitalizzazione e messa in rete del patrimonio cartografico conservato (secc. XIX-XX)

  • Digitalizzazione e messa in rete degli Indici del fondo notarile

  • Digitalizzazione e messa in rete dei Ruoli matricolari

  • Elaborazione e messa in rete degli inventari delle Istituzioni scolastiche, degli archivi delle soppresse Preture, delle sedi del P.N.F.

 

 

 

III. Struttura organizzativa

 

Direttore

 

dott.ssa Michela Poddigue (michela .poddigue@beniculturali.it)

 

Segreteria e Archivio

 

sig.ra Clara Putzolu

 

sig. Salvatore Angelo Mastinu

 

Uffici Amministrativo-contabili

 

rag. Maria Alda Figus

 

rag. Silvia Paderi

 

Sala di Studio

 

geom. Massimo Paolo Di Cicco

 

dott.ssa Eleonora Manca

 

 

Biblioteca

 

rag. Maria Alda Figus

 

Valorizzazione - Eventi Culturali - Didattica

 

dott.ssa Carla Piras

 

dott.ssa Eleonora Manca

 



 

Elaborazione indici

 

dott.ssa Carla Piras

 

Servizi informatici

 

  • LAN

 

rag. Maria Alda Figus

 

  • Sito WEB

 

geom. Massimo Paolo Di Cicco

 

Ufficio Relazioni con il Pubblico

 

Resp. dott.ssa Michela Poddigue

 

  • per gli aspetti amministrativo-contabili

 

rag. Maria Alda Figus

 

rag. Silvia Paderi

 

  • per gli aspetti culturali

 

dott.ssa Eleonora Manca

 



 

IV. Servizi agli utenti

 

Sala di studio

 

  • La Sala di Studio, adibita alla consultazione dei documenti, è aperta liberamente e gratuitamente al pubblico per motivi di studio.

  • La consultazione è vincolata alla esibizione di un documento di riconoscimento e alla compilazione della domanda di ammissione con validità per l'anno solare in corso; nella domanda di ammissione vengono riportati i dati personali, l'oggetto e la finalità della ricerca. I dati personali vengono utilizzati esclusivamente a fini statistici, nel rispetto del d. lgs 196/2003

  • La sala di studio dell'Archivio di Stato di Oristano ha una capacità ricettiva di 20 postazioni, dotate di prese di alimentazione elettrica per PC portatili.

  • Non è consentito il prestito dei documenti.

  • Le richieste per la consultazione (lunedì, martedì e giovedì) e la prenotazione (mercoledì), possono essere effettuate anche tramite email al seguente indirizzo as-or@beniculturali.it. Si consideri almeno 24 ore prima per la consultazione e 48 per la prenotazione.

 

 

  • I documenti conservati sono liberamente consultabili ad eccezione di quelli riservati che sono soggetti alla preventiva autorizzazione da parte del Ministero dell'Interno, sulla base della normativa vigente

  • (d.l.vo 281/1999; Codice dei beni culturali, d.leg.vo 42/2004).

 

 

Accesso

 

L’orario di apertura al pubblico della Sala di Studio è il seguente:

 

  • Mattina: lunedì, martedì e giovedì dalle ore 10,30 alle ore 13,00; il venerdì dalle ore 10,30 alle ore 13,00, solo su prenotazione da effettuarsi almeno 48 ore prima.

  • Pomeriggio: lunedì e giovedì dalle ore 14.30 alle ore 16.30.

 

 

Gli orari delle richieste e il numero delle unità consultabili sono i seguenti:

 

  • Mattina: lunedì, martedì e  giovedì  una presa alle ore 10.30; venerdì  (previa prenotazione almeno  48 ore prima) una presa alle ore 10.30;

  • Pomeriggio: lunedì ore 15.00 limitatamente al fondo S.B.S.; giovedì  ore 15.00 limitatamente al fondo del Catasto.

 

 

N.B. Il servizio di consulenza sul fondo S.B.S. potrà essere erogato nella giornata di lunedì, previa presenza dell'esperto; il servizio di consulenza sul fondo del Catasto potrà essere erogato nella giornata di giovedì, previa presenza dell'esperto.

 


 

Servizio di fotoriproduzione

 

 

  • Gli studiosi che intendono richiedere la riproduzione di documenti compilano l'apposita domanda e la consegnano al responsabile per l’opportuno controllo e l’inoltro al servizio. Il rilascio del materiale riprodotto avviene il prima possibile compatibilmente con le esigenze di servizio ed in ogni caso entro 7 giorni lavorativi dalla richiesta.

  • Il pagamento, una volta quantificato, deve essere versato anticipatamente al servizio di riscossione durante le ore di apertura della Sala studio. All'utente è rilasciata ricevuta non fiscale attestante l'avvenuto pagamento.

  • Il materiale archivistico non può essere fotocopiato, ma solo riprodotto digitalmente.

  • E’ esclusa la fotoriproduzione di materiale archivistico deteriorato o deteriorabile.

  • E' in ogni caso libera la possibilità di fare copia fotografica con mezzi propri, senza dover alcun canone, dei beni archivistici non sottoposti a restrizioni di consultabilità e attuata nel rispetto del diritto d'autore, svolta senza scopo di lucro, per finalità di studio, ricerca, libera manifestazione del pensiero o espressione creativa, promozione della conoscenza del patrimonio culturale. Le operazioni dovranno essere svolte con modalità che non comportino alcun contatto fisico con il documento, né l'esposizione dello stesso a sorgenti luminose, né l'uso di cavalletti, treppiedi o supporti per macchine fotografiche.



 

Biblioteca

 

Gli utenti della Sala di Studio possono consultare, compilando la richiesta sugli appositi modelli, il materiale della Biblioteca dell’Archivio necessario alle loro ricerche, fatta salva in qualunque momento la priorità di utilizzazione dei volumi per motivi d’ufficio. Non è consentito il prestito dei libri.Agli studiosi è concessa, previa richiesta, la consultazione dei testi conservati nella biblioteca d'Istituto.

 


 

Ricerche per corrispondenza

 

La descrizione dei fondi archivistici conservati è disponibile in rete (http://www.archivi-sias.it/; www.archiviodistatooristano.beniculturali.it).

E' possibile comunque richiedere ulteriori notizie sulla documentazione conservata facendone richiesta scritta diretta al direttore dell'Archivio e inviandola via e-mail (as-or@beniculturali.it)

Le ricerche per corrispondenza devono indicare in maniera chiara ed esplicita l'oggetto; esse vengono evase entro un tempo massimo di 30 giorni.

 


 

V. Impegni e standard di qualità

 


 

Orario di apertura degli uffici:

 

lunedì - martedì - giovedì ore 8.00 – 17.30

 

mercoledì e venerdì ore 8,00 - 14,00

 

L'Archivio rimane chiuso nei giorni di sabato, di domenica e nei giorni festivi, compreso il 13 febbraio, festa del santo patrono.

 

 

Accoglienza

 

Gli utenti vengono accolti dal personale addetto ai servizi di vigilanza, accompagnati nella sala di studio, dove prendono visione del regolamento della sala di studio e dei servizi di fotoriproduzione.

La sala di studio è accessibile alle persone con disabilità.

 


 

Efficacia della mediazione

 

Il personale presente in Sala assicura assistenza alla ricerca.

I fondi archivistici sono dotati di strumenti di consultazione quali inventari, elenchi, indici e banche dati.

La biblioteca è accessibile tramite catalogo elettronico e una parte della raccolta è disponibile all'interno dell'OPAC/SBN.

 

 

Riproduzione e rilascio copie

 

E' possibile richiedere a pagamento, anche tramite e-mail o fax, il rilascio di copie. La riproduzione viene eseguita dall'Istituto con scanner e viene rilasciata nei tempi necessari alla lavorazione, proporzionati al numero delle copie richieste. L'utente può richiedere di eseguire con la propria fotocamera digitale la riproduzione qualora l'Archivio non abbia acquisito l'immagine richiesta nella propria banca dati.

Il tariffario per la riproduzione dei documenti è consultabile nella sala di studio, insieme al regolamento interno dell'Istituto e nel sito web dell'Istituto.

Il rilascio delle copie autenticate per uso giuridico-amministrativo avviene entro 7 giorni dalla richiesta.

 

 

Reclami, proposte, suggerimenti

 

Se gli utenti riscontrano il mancato rispetto degli impegni contenuti nella carta di qualità dei servizi, possono avanzare reclami puntuali utilizzando il modulo allegato o i moduli disponibili nella sala di studio.

I suddetti moduli potranno essere consegnati al personale della Sala Studio o inviati via e-mail (as-or@beniculturali.it) o posta ordinaria (p.zza Ungheria 5 - ex pastificio Putzu, 09170 Oristano).

L'Archivio effettua un monitoraggio continuo dei reclami e si impegna a rispondere entro 30 giorni.

Gli utenti sono invitati a formulare proposte e suggerimenti volti al miglioramento dell'organizzazione e dell'erogazione dei servizi.

 

 

VI. Diffusione, revisione e aggiornamento

 

La carta della qualità dei servizi, disponibile nel sito web dell'Istituto, sarà diffusa all'ingresso della sala di studio.

La carta sarà oggetto di aggiornamento periodico per verificare i livelli di qualità raggiunta e registrare le modifiche intervenute anche in rapporto ai suggerimenti e alle richieste dell'utenza.

 

 

Oristano, 1 luglio 2019